Esternalizzare il DPA: vantaggi, limiti e ritorno d'esperienza

Il Designated Person Ashore (DPA) è uno dei ruoli più richiesti — e più mal compresi — del Codice ISM. Richiesto dal 1998 dal capitolo IX della convenzione SOLAS, incarna il collegamento obbligatorio tra la direzione generale della Compagnia e il natante. Per un superyacht privato detenuto tramite una holding o un family office, si pone rapidamente la domanda: bisogna assumere un DPA dipendente, o esternalizzare il ruolo presso un cabinet specializzato?

Esercitiamo oggi questo ruolo per un armatore, sotto bandiera Marshall Islands. Questo ritorno d’esperienza concreto può aiutare a prendere la decisione giusta.

Cosa richiede il Codice ISM

Il Codice ISM (versione consolidata 2018) definisce il DPA al paragrafo 4:

“Per garantire la sicurezza operativa di ciascuna nave e per fornire un collegamento tra la Compagnia e le persone a bordo, ogni Compagnia, ove opportuno, dovrebbe designare una persona o persone a terra aventi accesso diretto al livello più elevato di gestione. La responsabilità e l’autorità della persona o delle persone designate dovrebbero includere il monitoraggio degli aspetti di sicurezza e prevenzione dell’inquinamento dell’operatività di ciascuna nave e garantire che vengano applicate risorse adeguate e supporto a terra, secondo le necessità.”

Ne emergono tre elementi chiave:

1. “Ashore” (a terra) — a terra, non a bordo. Il DPA non è il comandante.
2. “Accesso diretto al livello più elevato di gestione” — accesso diretto alla più alta istanza dirigente. Nessun livello intermedio filtrante, nessuna gerarchia che si interponga.
3. “Responsabilità e autorità” — responsabilità e autorità. Non è un ruolo consultivo: il DPA deve poter fermare un natante se la sicurezza lo richiede.

La funzione è precisa. Implica una reale disponibilità, una comprovata competenza marittima e un potere effettivo sul natante. Non è un titolo onorifico.

Esternalizzazione: cosa è ammesso, cosa non lo è

La risoluzione OMI MSC-MEPC.7/Circ.8 e le direttive delle bandiere confermano che il ruolo di DPA può essere esternalizzato, nel rispetto di diverse condizioni rigorose:

• Contratto scritto tra la Compagnia (l’armatore) e il cabinet esternalizzato, che descriva con precisione gli obblighi, l’autorità e i tempi di risposta del DPA.
• Dichiarazione formale alla bandiera, che registri il nome, i recapiti e le qualifiche del DPA esternalizzato.
• Accesso diretto e documentato del DPA alla più alta istanza dirigente — nessun filtraggio da parte di un intermediario.
• Indipendenza rispetto ai fornitori tecnici e ai fornitori del natante, per evitare conflitti di interesse.
• Disponibilità 24/7 per gli incidenti e le comunicazioni con il natante.

Alcune bandiere più rigorose (Norvegia, Regno Unito) richiedono inoltre una qualifica marittima personale del DPA esternalizzato — tipicamente un brevetto di capitano di lungo corso, direttore di macchina o revisore ISM formalmente certificato.

Gli argomenti a favore dell’esternalizzazione

Per un armatore che detiene uno o due yacht, assumere un DPA dipendente pone tre problemi:

1. Costo fisso elevato per un carico intrinsecamente variabile. Un DPA competente, dotato dell’esperienza richiesta, si remunera tra 120.000 € e 200.000 € annui compresi gli oneri. Questo costo è giustificato su 5–10 natanti, non su uno o due.
2. Continuità — un DPA dipendente va in ferie, si ammala, si dimette. Chi garantisce la continuità del ruolo durante questo periodo? Un contratto esternalizzato comprende per costruzione una garanzia di servizio 12 mesi su 12.
3. Competenza multi-bandiera — un DPA esternalizzato che segue diversi natanti acquisisce una competenza comparata che non si costruisce internamente su un unico yacht.

Per un family office che detiene uno o più yacht tra gli altri attivi, questi tre argomenti si combinano con un quarto: la riservatezza. Integrare un DPA dipendente nell’organizzazione del family office introduce una nuova linea gerarchica, con accesso a informazioni sensibili (identità reale dei beneficiari, struttura di detenzione, rotte di navigazione). Esternalizzare presso un cabinet vincolato da un rigoroso NDA preserva la confidenzialità.

I limiti da conoscere

L’esternalizzazione non è adatta a tutte le configurazioni:

• Flotta importante (≥ 5 natanti sotto la stessa Compagnia): il costo fisso di un DPA dipendente diventa competitivo, e la coerenza operativa pesa di più.
• Operazioni in charter commerciale intensivo: la frequenza degli incidenti e l’intensità degli obblighi operativi giustificano una presenza interna.
• Bandiera che impone una presenza locale: alcune bandiere richiedono che il DPA risieda nella giurisdizione del registro o nel paese di domicilio della Compagnia.

In questi casi, la soluzione ibrida (DPA dipendente + back-up esternalizzato per la continuità) è talvolta la più pertinente.

Il nostro ritorno d’esperienza: DPA attivo sotto bandiera Marshall Islands

Cursorio esercita attualmente la funzione di DPA esternalizzato per un natante di 499 UMS (GT) sotto bandiera Marshall Islands. La nostra Compagnia è registrata presso l’OMI con il numero univoco di compagnia 6391845, condizione preliminare per qualsiasi accreditamento da parte di una società di classificazione e per l’esercizio di un ruolo DPA riconosciuto.

Concretamente, il nostro mandato comprende:

• Revisione trimestrale del SMS (Safety Management System) — coerenza, aggiornamento, monitoraggio delle non conformità.
• Management Review annuale — redatto con il comandante, validato dalla più alta istanza della Compagnia, archiviato in un formato audit-ready.
• Circuito di escalation diretto — linea telefonica dedicata 24/7 tra comandante e DPA, senza intermediari. Registro delle chiamate documentato, tracciabile in audit.
• Gestione dei near-miss e degli incidenti — ricezione del rapporto del comandante, analisi della causa radice, raccomandazioni di miglioramento, integrazione nel ciclo SMS.
• Interfaccia con il Marshall Islands Maritime Administrator — dichiarazioni, risposte alle circolari, rinnovo del DOC e dello SMC.
• Preparazione e accompagnamento degli audit ISM — con un pre-audit interno preliminare condotto secondo la nostra metodologia.

Nei primi dodici mesi di questo mandato, abbiamo gestito tre near-miss (senza feriti), condotto un pre-audit ISM completo chiuso con una sola non conformità minore al passaggio dell’audit ufficiale, e riscritto due procedure SMS (gestione carburante e piano di risposta all’inquinamento). Il comandante mantiene piena autorità a bordo; noi gli forniamo il back-office a terra, l’accesso regolamentare e l’indipendenza di giudizio sui temi sensibili.

Costo indicativo

Per un mandato DPA esternalizzato su un superyacht privato, il tariffario annuale si colloca tipicamente tra 15.000 € e 40.000 € al netto delle imposte, in funzione di:

• il tonnellaggio e la complessità del natante (un 499 GT è più semplice di un 2.000 GT);
• la bandiera e i suoi requisiti specifici;
• la frequenza operativa (natante in servizio continuo vs. stagionale);
• i servizi aggiuntivi (DPA + CSO, o DPA isolato, o DPA + accompagnamento audit).

Questo costo è marginale rispetto all’esposizione di una non conformità maggiore non chiusa, che può comportare la sospensione dello SMC, il fermo del natante e un significativo rischio giuridico per l’armatore.

Come scegliere il proprio DPA esternalizzato

Alcuni criteri non negoziabili:

1. Numero IMO Company — il cabinet deve essere registrato presso l’OMI (condizione preliminare per il riconoscimento da parte delle società di classificazione).
2. Esperienza DPA reale — richiedere l’elenco dei mandati attivi (anonimizzati), la durata del ruolo, le bandiere coperte.
3. Indipendenza — il cabinet non deve essere esso stesso fornitore del natante (cantiere, broker, fornitore di equipaggio) nello stesso mandato, per evitare conflitti di interesse.
4. Disponibilità contrattuale 24/7 — impegno scritto, non semplicemente un numero che non risponde nel fine settimana.
5. NDA sistematico — la riservatezza deve essere al centro del mandato.
6. Qualifica marittima personale del DPA nominato — la bandiera verificherà questo punto al momento della registrazione.

In sintesi

Il ruolo di Designated Person Ashore è troppo esigente per essere delegato alla leggera, ma troppo oneroso da internalizzare per un armatore con uno o due natanti. L’esternalizzazione presso un cabinet riconosciuto — registrato OMI, esperto di natanti da superyacht, indipendente dai fornitori — è la configurazione ottimale per la grande maggioranza degli armatori privati e dei family office.

In Cursorio, esercitiamo oggi questo mandato, in condizioni reali, per un armatore sotto bandiera Marshall Islands. Proponiamo questa funzione ad altri armatori nell’ambito di un mandato di gestione completo, di una missione audit ISM/ISPS, o in modo autonomo per natanti già gestiti internamente che desiderano unicamente garantire la loro copertura DPA.